Trasformare le operazioni aeroportuali grazie a una piattaforma di gestione dei documenti sicura e orientata ai processi
Organizzazione
Un'autorità aeroportuale integrata responsabile della gestione di più aeroporti in un hub regionale dell'Europa meridionale. L'autorità supervisiona non solo le operazioni di volo e le infrastrutture, ma anche i processi interni relativi alla conformità alla sicurezza, alle procedure di manutenzione, agli acquisti e alla comunicazione con il personale.
Per perseguire l'eccellenza operativa e la modernizzazione digitale, l'organizzazione ha avviato un programma strategico per migliorare e unificare la piattaforma di gestione dei contenuti e dei flussi di lavoro.
La sfida
L'organizzazione aveva implementato un sistema personalizzato di gestione dei documenti e dei processi costruito sulla base di una piattaforma ECM open-source. Pur essendo funzionale, il sistema legacy mancava di scalabilità di livello enterprise, di alta disponibilità e delle funzionalità di orchestrazione necessarie per:
- Gestire e monitorare le procedure di sicurezza e di ispezione dell'aeroporto
- Autorizza digitalmente i documenti operativi interni con firme grafiche
- Automatizza processi finanziari complessi come i conti correnti e i crediti.
- Distribuisci le comunicazioni obbligatorie al personale, con tracciamento "Leggi e firma" pronto per la revisione.
- Centralizza gli archivi di documenti e contenuti, sostituendo i file server obsoleti.
- Garantire la conformità al GDPR, soprattutto in termini di controllo degli accessi e tracciabilità delle attività.
Inoltre, la piattaforma doveva supportare le implementazioni tra aeroporti e integrarsi perfettamente con i sistemi ERP e PEC dell'organizzazione (posta elettronica certificata) per facilitare i flussi di lavoro completamente digitali e la preparazione alle normative.
La soluzione
L'autorità ha adottato Coopera per riformattare la sua soluzione CMS/MDM, trasformandola in un ambiente mission-critical, sicuro e orientato al flusso di lavoro che supporta diversi aeroporti e unità aziendali.
I componenti chiave della soluzione includono:
- Implementazione di CMS di livello enterprise, con architettura ad alta disponibilità su due centri dati e migrazione a database robusti (Oracle/SQL Server).
- Implementazione di flussi di lavoro end-to-end per la contabilità fornitori e creditori, tra cui:
- Acquisizione automatica delle fatture tramite posta elettronica certificata (PEC)
- Flussi di lavoro di convalida per l'approvazione di fatture, controlli DURC e generazione di mandati di pagamento
- Integrazione dei sistemi ERP e bancari per un'esecuzione finanziaria in tempo reale
- Sviluppo di oltre 60 nuovi moduli digitali per le procedure operative e di manutenzione, ottimizzati per l'uso di tablet/PC e firmati tramite signature pad grafici Wacom.
- Flussi di lavoro strutturati "Leggi e firma" per le comunicazioni interne al personale, con rapporti di audit in tempo reale utilizzati nelle ispezioni dell'aviazione.
- Sostituzione progressiva dei file server grazie a funzionalità ECM native per l'archiviazione, la classificazione e l'accesso.
- Conformità al GDPR grazie a criteri di accesso avanzati, registrazione degli audit e reportistica personalizzabile allineata alle normative nazionali sulla protezione dei dati.
Moduli Coopera coinvolti
Per supportare la completa trasformazione digitale delle operazioni aeroportuali interne, Coopera ha fornito una piattaforma sicura, conforme e altamente orchestrata che combina la gestione del ciclo di vita dei contenuti, l'automazione dei processi e le interfacce incentrate sull'utente.
- Gestione dei documenti
Archiviazione centralizzata, classificazione e accesso sicuro a registri operativi, fatture e moduli, in sostituzione dei file server negli aeroporti.
- Gestione delle e-mail
Gestione automatizzata delle email certificate (PEC) per l'acquisizione delle fatture e l'avvio dei flussi finanziari.
- Gestione dei casi
Strutturazione e tracciamento di tutte le attività relative a sicurezza, manutenzione e ispezioni all'interno di cartelle digitali unificate.
- Automazione dei processi
Orchestrazione completa dei flussi di lavoro per la contabilità, i rapporti di manutenzione e la convalida del DURC con controllo dello stato in tempo reale.
- Gestione dei compiti umani
Instradamento basato sui ruoli e flussi di lavoro "Read & Sign" tracciati da audit per le comunicazioni obbligatorie e la conformità alle procedure.
- Moduli web dinamici
Oltre 60 moduli web-based progettati per tablet e desktop, utilizzati per i controlli di sicurezza, le attività di manutenzione e le approvazioni interne.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Sostituzione progressiva dello storage legacy attraverso politiche di archiviazione, conservazione e controllo degli accessi automatizzate.
- Firma digitale
Acquisizione e convalida legale di firme manoscritte basate su Wacom per documenti interni e mandati.
Benefici e risultati
Coopera ha permesso di automatizzare i processi di sicurezza, manutenzione, finanziari e amministrativi in tutti gli aeroporti. Ha fornito la tracciabilità operativa, l'accesso in tempo reale alla documentazione e l'alta disponibilità attraverso un'infrastruttura a due data center, trasformando i contenuti frammentati in un ambiente digitale coeso e pronto per la revisione.
Risultati raggiunti:
- Completa digitalizzazione dei flussi di lavoro interni relativi alla sicurezza, agli acquisti, alla comunicazione e alla manutenzione.
- Instradamento, firma e archiviazione dei documenti senza soluzione di continuità in quattro aeroporti regionali
- Riduzione significativa delle attività manuali e aumento della preparazione alle ispezioni esterne.
- Gestione centralizzata di tutti i contenuti digitali con accesso e tracciabilità basati sui ruoli
- Integrazione con ERP, PEC e database esterni, per una sincronizzazione dei dati in tempo reale.
- Un'architettura pronta per il futuro, con alta disponibilità, scalabilità e conformità alla progettazione.
