Come una compagnia di crociere globale ha semplificato i contratti multilingue di 150.000 agenzie di viaggio
Organizzazione
Una compagnia di crociere e viaggi di piacere di fama mondiale che opera in Europa, Nord America, Regno Unito e nei mercati globali emergenti, con una rete di oltre 150.000 agenzie e partner. L'azienda continua a scalare le sue operazioni e la sua infrastruttura digitale per offrire servizi coerenti e di alta qualità in tutto il mondo, con una forte attenzione alla conformità, all'automazione e al controllo centralizzato.
La sfida
L'azienda aveva bisogno di trasformare il modo in cui gestiva la sua vasta e crescente rete di oltre 150.000 agenzie di viaggio e partner commerciali, distribuiti in più continenti e giurisdizioni legali.
I processi contrattuali esistenti erano in gran parte manuali e si basavano su moduli cartacei, software localizzati, scambi di e-mail e flussi di lavoro frammentati tra i vari Paesi. Questo ha portato a:
- Elevati costi amministrativi e ritardi nell'inserimento di nuove agenzie
- Scarsa visibilità sullo stato dei contratti e sulla conformità legale
- Difficoltà a scalare i processi in nuovi mercati e in nuove lingue
- Mancanza di controllo centralizzato e di tracce di audit
L'obiettivo era quello di implementare una piattaforma sicura, multilingue e completamente digitale per il ciclo di vita dei contratti, in grado di supportare diversi tipi di contratto in più di 18 lingue, configurazioni regionali e ruoli utente, mantenendo al contempo la conformità alle politiche aziendali e agli standard legali.
La soluzione
L'azienda ha implementato un sistema di gestione dei contratti multi-livello basato su Coopera per supportare il rollout globale, automatizzare il ciclo di vita dei contratti e garantire la tracciabilità, la conformità e l'accessibilità multilingue in tutte le aree geografiche operative.
Le caratteristiche principali includono:
- Un portale web reattivo e multilingue, accessibile in tutte le regioni (Europa, Stati Uniti, Regno Unito e oltre).
- Interfacce basate su ruoli per amministratori aziendali, uffici regionali e agenzie di viaggio
- Gestione di diversi tipi di contratto, tra cui contratti classici (vendita al dettaglio, tour operating), contratti di gruppo e accordi commerciali e clausole aggiuntive.
- Controllo della versione e archiviazione digitale di tutti i componenti del contratto: intestazione, corpo, allegati e piè di pagina.
- Onboarding automatizzato delle agenzie con credenziali temporanee e flusso di lavoro strutturato
- Configurazioni specifiche per paese per i modelli di email, le autorizzazioni e le regole contrattuali
- Firma digitale sicura per i rappresentanti legali, ove richiesto
- Cruscotti in tempo reale per monitorare lo stato dei contratti, i tassi di accettazione e i KPI di conformità.
Moduli Coopera coinvolti
Coopera ha supportato il rollout globale di una piattaforma di gestione dei contratti multilingue, sicura e completamente digitale, che ha permesso a oltre 150.000 agenzie di viaggio di imbarcare, firmare e gestire i contratti online, garantendo la conformità legale e il controllo operativo in tutte le aree geografiche.
- Gestione dei documenti
Archiviazione, classificazione e versionamento centralizzati di tutti i componenti del contratto - intestazione, corpo, allegati - con conformità al formato PDF/A.
- Gestione delle e-mail
Modelli di generazione di e-mail per la pubblicazione di contratti, promemoria, avvisi di firma e conferme, localizzati in oltre 18 lingue.
- Gestione dei casi
Un caso digitale per agenzia o consorzio, che aggrega i documenti firmati, gli emendamenti e lo storico delle negoziazioni.
- Automazione dei processi
Flussi di lavoro asincroni per la pubblicazione, l'approvazione, l'accettazione, la raccolta delle firme, i promemoria e la chiusura dei contratti.
- Firma digitale
Firma remota e basata su token per i rappresentanti legali, garantendo la conformità con eIDAS e con la politica aziendale.
- Analisi dei contenuti
Visibilità in tempo reale sullo stato dei contratti, sui tassi di accettazione, sulle lacune di conformità e sulle prestazioni di onboarding per regione e tipo di agenzia.
Benefici e risultati
La piattaforma ha permesso di gestire il ciclo di vita dei contratti in modo completamente digitale e tracciabile, migliorando la velocità di onboarding, riducendo i rischi amministrativi e fornendo una tracciabilità legale in tutti i continenti. La flessibilità di Coopera ha supportato le normative locali e levarianti specifiche per ogni lingua senza duplicare l'architettura: il controllo centralizzato è stato potenziato dall'autonomia decentralizzata.
Risultati raggiunti:
- Il ciclo di vita dei contratti digitali è stato completamente implementato in Europa, Nord America e nei nuovi mercati in crescita.
- Ciclo di vita del contratto unificato gestito interamente online
- Più di 150.000 agenzie di viaggio sono state inserite nel sistema grazie a flussi di lavoro digitali strutturati e sicuri.
- Significativa riduzione della gestione manuale e degli errori amministrativi
- Conformità legale coerente tra le varie giurisdizioni e i vari tipi di contratto
- Comunicazioni multilingue e gestione dei partner semplificate
- Tracce di audit complete , cronologia delle versioni e tracciabilità normativa
- Controllo in tempo reale dello stato dei contratti e dei tassi di adozione globale
