Come Coopera ha permesso il controllo end-to-end della spesa farmaceutica nella sanità pubblica
Organizzazione
L'iniziativa è stata condotta da un'autorità sanitaria pubblica regionale incaricata di gestire la supervisione amministrativa e finanziaria di tutti i fornitori di servizi sanitari della regione. Il programma si rivolgeva a centinaia di farmacie e organizzazioni sanitarie locali e richiedeva una piattaforma unificata e conforme alle normative per supervisionare, tracciare e controllare la spesa farmaceutica.
Questo sforzo sostiene il più ampio obiettivo regionale di modernizzare l'ecosistema della sanità digitale e dell'ERP, in particolarecentralizzando le tariffe, la verifica delle prescrizioni, le dichiarazioni di rimborso e i processi di pagamento, integrandosi con i sistemi nazionali come il Sistema Tessera Sanitaria (TS), il SAC (Sistema di Accoglienza Centrale) e la piattaforma digitale sanitaria regionale.
La sfida
La gestione dei rimborsi farmaceutici nel settore sanitario pubblico implica la navigazione in un ecosistema altamente regolamentato e complesso. Le farmacie devono rispettare rigorosi standard nazionali e regionali, tra cui la presentazione mensile della Richiesta di Rimborso,un documento fiscale formale e strutturato necessario per ricevere il rimborso di tutte le prescrizioni dispensate.
Il sistema doveva gestire un'intera gamma di sfide:
- Le prescrizioni elettroniche (e-Rx) vengono generate attraverso sistemi nazionali (TS) e i dati di erogazione corrispondenti devono essere verificati, riconciliati e controllati a livello regionale prima del pagamento.
- Ogni farmacia è responsabile della produzione di file di richiesta di rimborso accurati e conformi, aggregando prescrizioni, registri fiscali, regole di esenzione, prezzi e aggiustamenti in una dichiarazione mensile convalidata.
- La mancanza di strumenti in tempo reale per la convalida delle prescrizioni e il rilevamento delle anomalie ha spesso portato a rielaborazioni manuali, ritardi nei pagamenti e controversie tra farmacie e autorità sanitarie.
- L'autorità regionale aveva una capacità limitata di effettuare controlli incrociati tra i dati delle erogazioni e i sistemi centrali e regionali per individuare frodi o segnalazioni errate.
- I frequenti aggiornamenti delle tariffe, delle regole di payback e delle politiche di esenzione richiedevano una costante riconfigurazione di tutti i sistemi locali, con conseguenti incoerenze nell'applicazione e costosi errori operativi.
- Non esisteva una piattaforma unificata per le parti interessate (farmacie, unità sanitarie locali e revisori regionali) per consultare i registri, verificare i calcoli e monitorare le deviazioni su scala.
Come dimostra il sistema nazionale di prescrizione elettronica italiano, che elaboraoltre 60 milioni di ricette all'anno con un'adozione da parte dei medici del 98%, ilvalore di un'infrastruttura centralizzata ma adattabile a livello regionale risiede nella sua capacità di:
- Ridurre le frodi e le duplicazioni grazie all'identificazione univoca delle prescrizioni e alla verifica in tempo reale.
- Applicare la conformità alle tariffe e i controlli sui formulari
- Sostituire i flussi di lavoro manuali e cartacei con la tracciabilità e l'audit digitali
La regione aveva bisogno di una piattaforma mission-critical per digitalizzare l'intero ciclo di vita dei rimborsi farmaceutici, migliorare la trasparenza e garantire una rigorosa conformità legale, fiscale e clinica.
La soluzione
Per affrontare queste sfide, l'autorità regionale ha adottato Coopera BOAT come spina dorsale della piattaforma regionale di e-presciption, una soluzione altamente modulare e consapevole delle normative che orchestra l'intero ciclo di vita dei rimborsi farmaceutici, dalla convalida della prescrizione elettronica alle dichiarazioni fiscali mensili e alle liquidazioni delle farmacie.
La piattaforma è stata progettata per integrarsi perfettamente con le infrastrutture nazionali (TS, SAC) e con i sistemi regionali (SINFONIA, SIAC), offrendo una piena continuità digitale a tutti gli stakeholder: farmacie, autorità sanitarie e agenzie governative.
I componenti chiave della soluzione includono:
- Un modulo di gestione DCR dedicato, che consente alle farmacie di generare, inviare e firmare digitalmente le dichiarazioni mensili, con un supporto completo per i flussi di lavoro di correzione, revisione e audit.
- Acquisizione e validazione in tempo reale dei flussi di prescrizioni dal sistema TS, arricchiti automaticamente con metadati clinici, tariffari e di esenzione provenienti dai prontuari nazionali e dagli archivi regionali.
- Un potente motore di tariffazione in grado di applicare dinamicamente le regole di SSN, AIFA, DPC e sconto payback su più regimi e livelli di tariffazione, con aggiornamenti giornalieri e ricalcolo in tempo reale.
- Integrazione con fornitori esterni di dati sui farmaci o aggiornamenti del prontuario e ingestione automatica di file offline per garantire la continuità.
- Rilevamento intelligente delle anomalie attraverso un motore basato su regole (RBE) che applica regole di convalida configurabili per ASL e regime, consentendo sia l'autocertificazione che la risoluzione guidata dall'operatore.
- Un cruscotto multiruolo basato sul web per farmacie, autorità sanitarie e utenti regionali, che consente un accesso completo a prescrizioni, controlli, stati DCR e KPI visivi.
- Moduli di gestione sicura dei documenti e delle immagini, che archiviano le immagini scansionate delle prescrizioni mediche e permettono di effettuare OCR e classificazioni ad alta precisione grazie all'AI e al riconoscimento del layout.
- Monitoraggio avanzato e analisi, fornendo report mensili e trimestrali per l'analisi farmacoeconomica e farmacoepidemiologica e alimentando dashboard e data warehouse esterni (BI).
Costruita sull'architettura a microservizi di Coopera, la ricetta elettronica garantisce:
- Scalabilità per gestire milioni di registrazioni mensili di prescrizioni
- Comunicazione asincrona per supportare l'elaborazione parallela ad alto volume
- Sicurezza e conformità, compresi GDPR, eIDAS e regolamenti nazionali sulla prescrizione.
- Multitenancy per isolare e configurare le regole, l'accesso e i dati per ASL o gruppo di stakeholder
- Audit con tracciabilità end-to-end per ogni documento, transazione e azione dell'operatore.
Questa architettura consente non solo prestazioni operative ma anche un controllo di livello governance, rendendo la piattaforma SUFAR una risorsa strategica nell'ecosistema della salute digitale della regione.
Moduli Coopera coinvolti
Per supportare la completa trasformazione digitale delle operazioni aeroportuali interne, Coopera ha fornito una piattaforma sicura, conforme e altamente orchestrata che combina la gestione del ciclo di vita dei contenuti, l'automazione dei processi e le interfacce incentrate sull'utente.
- Record Management
Archiviazione conforme a lungo termine di DCR, dichiarazioni fiscali, prescrizioni scansionate e flussi generati dalla farmacia con una tracciabilità completa.
- Gestione dei documenti
Archiviazione e classificazione centralizzata dei dati di prescrizione in entrata, delle ricevute, dei certificati di esenzione e dei documenti di convalida.
- Gestione delle e-mail
Integrazione sicura con i canali di posta elettronica certificata (PEC), che supporta la comunicazione di ripiego e il flusso controllato di file fiscali e avvisi.
- Gestione dei casi
Strutturazione delle richieste di rimborso, delle anomalie e degli eventi di rimborso delle farmacie in casi digitali accessibili alle farmacie, alle ASL e alla regione.
- Automazione dei processi
Orchestrazione completa del flusso di spesa farmaceutica, dall'acquisizione delle prescrizioni elettroniche alla convalida del rimborso e all'allineamento contabile.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Conservazione, etichettatura legale e archiviazione automatizzata dei file di rimborso, delle scansioni delle prescrizioni e dei flussi fiscali in conformità alle normative nazionali.
- Elaborazione intelligente delle informazioni
Integrazione di OCR, riconoscimento dei codici a barre e riconciliazione guidata dall'intelligenza artificiale tra i dati delle prescrizioni, i cataloghi dei prezzi e le dichiarazioni delle farmacie.
- Coopera Integration HUB
Interoperabilità nativa con TS (Tessera Sanitaria), SAC, SINFONIA, SIAC e software per farmacie tramite servizi web e protocolli sicuri.
- Analisi dei contenuti
Dashboard e KPI che supportano l'analisi farmaco-economica, le tendenze delle anomalie, i volumi dei flussi e lo storico dei rimborsi.
Benefici e risultati
Coopera ha fornito la spina dorsale digitale per la piattaforma regionale che automatizza l'intero ciclo di vita della convalida della spesa farmaceutica: acquisizione delle prescrizioni elettroniche, rilevamento delle anomalie, generazione delle richieste di rimborso, controllo dei rimborsi e conformità con i sistemi sanitari nazionali. L'implementazione della piattaforma regionale per le prescrizioni elettroniche ha portato a una trasformazione significativa del modo in cui la regione gestisce i rimborsi farmaceutici e la supervisione delle prescrizioni:
- Oltre 12.000 farmacie ora presentano le loro dichiarazioni mensili di rimborso interamente online, eliminando la necessità di moduli manuali, archivi cartacei e convalide di persona.
- Più di 100 milioni di registrazioni di prescrizioni vengono elaborate ogni anno attraverso il sistema, con una convalida in tempo reale rispetto ai flussi TS e SAC, migliorando l'accuratezza e riducendo le controversie amministrative.
- Il tempo necessario per riconciliare e approvare i rimborsi è stato ridotto di oltre il 60%, garantendo pagamenti più rapidi alle farmacie e una maggiore fiducia nella catena di approvvigionamento.
- Il rilevamento delle anomalie e l'applicazione delle regole sono ora completamente automatizzati, con regole aziendali configurabili (RBE) adattate a seconda della regione e dell'autorità sanitaria, consentendo sia il controllo preventivo che l'audit post-fatto.
- Le farmacie beneficiano di un accesso in tempo reale agli aggiornamenti dei prezzi, delle esenzioni e del formulario, garantendo un'applicazione accurata delle regole SSN, AIFA e DPC senza alcuna ricalibrazione manuale.
- La piattaforma fornisce una visibilità completa ai responsabili sanitari delle ASL e delle regioni attraverso cruscotti sicuri, supportando il monitoraggio continuo, la risoluzione delle controversie e la pianificazione strategica.
- Grazie alle sue capacità di analisi dei dati e di reporting, SUFAR produce risultati normativi mensili e trimestrali, approfondimenti farmaco-economici e avvisi tempestivi sulle tendenze di spesa o sulle incongruenze.
- I servizi AI integrati, come l'OCR e la classificazione intelligente, hanno migliorato drasticamente il riconoscimento delle immagini, la riconciliazione dei dati e la gestione delle eccezioni, in particolare per le scansioni delle ricette mediche e l'analisi dei codici a barre.
L'aspetto più importante è che ora la regione opera con un'architettura completamente digitalizzata, verificabile e scalabile, allineata alle strategie nazionali di prescrizione elettronica e riconosciuta come modello di riferimento per la futura modernizzazione del sistema sanitario.
