Centralizzazione dello scambio di fatture elettroniche e dell’audit per 18 enti sanitari pubblici con Coopera
Organizzazione
Un'autorità pubblica regionale responsabile della governance finanziaria e degli appalti nel settore sanitario. Con oltre due decenni di eccellenza operativa, questa entità svolge un ruolo strategico nel supportare l'ottimizzazione finanziaria, la modernizzazione digitale e il monitoraggio delle prestazioni degli ospedali e delle unità sanitarie locali in tutta la regione.
Gestisce l'approvvigionamento centralizzato di beni e servizi medici per un valore superiore a 800 milioni di euro all'anno, promuovendo al contempo iniziative che migliorano la trasparenza, la responsabilità e la conformità alle normative in tutta la rete sanitaria.
La sfida
L'iniziativa è stata lanciata in seguito all'introduzione nel 2015 del quadro normativo nazionale sulla fatturazione elettronica (SDI), che ha reso obbligatorio per tutte le amministrazioni pubbliche ricevere e gestire le fatture elettroniche attraverso canali certificati.
L'autorità regionale intendeva supportare gli enti sanitari locali nell'adempimento di questa normativa fornendo una piattaforma centralizzata e automatizzata in grado di:
- Ricevere elevati volumi di fatture elettroniche e messaggi interop da SDI in tempo reale attraverso diversi canali.
- Convalidare, accettare o rifiutare automaticamente le fatture
- Estrarre i metadati da ogni fattura elettronica e inoltrarli al reparto interno appropriato (ad esempio, finanza, acquisti, amministrazione clinica).
- Ottenere la perfetta integrazione con 18 diversi sistemi ERP e di contabilità
- Eliminazione di flussi di lavoro manuali e frammentati grazie a processi automatizzati e completamente verificabili.
- Garantire la conformità alle leggi nazionali in materia di fatturazione e conservazione, compresi gli standard di archiviazione legale e di metadati.
- Fornisce visibilità in tempo reale sull'intero ciclo di vita delle fatture, con monitoraggio delle eccezioni e degli SLA sull'intera rete.
Per garantire un'interoperabilità solida e certificata con il sistema nazionale, sono stati implementati tre canali di comunicazione ufficiali:
- Posta elettronica certificata (PEC)
- Servizio web certificato conforme a SOA
- Scambio FTP registrato sicuro
La soluzione
L'ente ha implementato una piattaforma digitale regionale alimentata da Coopera, sfruttando le sue capacità composite di ECM e di automazione per unificare la gestione dei documenti e delle fatture e supportare l'elaborazione delle fatture end-to-end in tutta la rete sanitaria.
I componenti chiave della soluzione includono:
- Gestione di oltre 200.000 messaggi al mese attraverso diversi canali da piattaforme di fatturazione nazionali
- Acquisizione, convalida e rifiuto centralizzati delle fatture in formato XML e PDF.
- Estrazione intelligente dei metadati e instradamento automatico delle fatture ai reparti interni in base a campi di contenuto come il centro di costo, il fornitore e il tipo di servizio.
- Motore avanzato basato su regole (RBE) per applicare criteri di convalida e regole aziendali dinamiche e personalizzabili, consentendo decisioni precise di accettazione o rifiuto delle fatture senza revisione manuale
- Integrazione perfetta con la piattaforma ERP regionale (SAP) e con i sistemi di contabilità di 18 enti sanitari, tra cui aziende ospedaliere e autorità sanitarie locali, attraverso Coopera Hub Services.
- Flussi di lavoro dinamici per la gestione del ciclo di vita delle fatture, dalla ricezione alla consegna finale
- Piena conformità alle leggi sulla conservazione digitale, compresa l'archiviazione e la tracciabilità in formato PDF/A.
- Ambienti di test e di produzione isolati per garantire la resilienza operativa e la conformità alle normative.
Moduli Coopera coinvolti
Coopera ha permesso la digitalizzazione completa e la centralizzazione regionale della supervisione dei documenti fiscali, comprese le fatture elettroniche, i messaggi PEC e le convalide normative, snellendo le operazioni di 18 enti sanitari e garantendo la piena tracciabilità legale.
- Gestione dei documenti
Archiviazione centralizzata di fatture XML e PDF, messaggi certificati PEC e risultati della convalida in tutte le entità regionali.
- Gestione delle e-mail
Ingestione e analisi automatizzata dei canali PEC (oltre 200.000 messaggi al mese), per consentire la convalida, il rifiuto e la conformità legale.
- Gestione dei casi
Aggregazione dei documenti in cartelle digitali strutturate (per fattura, fornitore o unità sanitaria), con supporto di tracce di audit e riconciliazione complete.
- Motore basato su regole (RBE)
Applicazione di regole di convalida delle fatture personalizzabili, integrate con i dati dei fornitori, i codici fiscali e le politiche di conformità regionali.
- Automazione dei processi
Flussi di lavoro end-to-end per la ricezione delle fatture, l'arricchimento dei metadati, la convalida, l'approvazione, l'archiviazione e l'instradamento verso i sistemi finanziari.
- Moduli web dinamici
Strumenti basati sul web per i controllori finanziari e gli operatori regionali per annotare, contrassegnare o correggere le fatture direttamente all'interno di flussi di lavoro strutturati.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Conservazione a tempo, transizioni del ciclo di vita e tag di conformità per tutti i documenti, in linea con le normative nazionali sulla conservazione.
- Coopera Integration HUB
Piena interoperabilità con SAP e con i sistemi di contabilità regionali, compresa la consegna automatica dei flussi convalidati ai sistemi a valle.
- Analisi dei contenuti
Visibilità in tempo reale sui volumi delle fatture, sulle eccezioni, sulle metriche SLA e sulle analisi delle prestazioni a livello di entità.
Benefici e risultati
La piattaforma Coopera ha trasformato la gestione manuale e frammentata delle fatture in una piattaforma digitale ad alto volume utilizzata da tutti gli operatori sanitari della regione. Coopera ha garantito la conformità in tempo reale, la predisposizione agli audit e la completa tracciabilità, offrendo allo stesso tempo un accesso sicuro e basato sul web e cruscotti di performance per gli enti di controllo locali e regionali.
- Oltre 10 milioni di fatture elettroniche elaborate in tutto il sistema sanitario regionale
- Oltre 20 milioni di documenti fiscali archiviati in modo sicuro con una tracciabilità a lungo termine
- Riduzione significativa dello sforzo manuale e degli errori di convalida
- Completa conformità alle normative nazionali sulla fatturazione e agli standard di conservazione digitale.
- Interoperabilità senza problemi con 18 enti sanitari, tra cui aziende ospedaliere e autorità sanitarie locali.
- Monitoraggio in tempo reale dei flussi di lavoro, delle metriche SLA e della gestione delle eccezioni.
- Riconosciuto come modello di innovazione nel settore pubblico e di responsabilità digitale
