Centralizzazione della gestione dei biglietti elettronici e dei documenti di imbarco per le operazioni di crociera globali
Organizzazione
Un operatore leader a livello mondiale nel settore delle crociere e dei viaggi di piacere, che gestisce milioni di passeggeri all'anno attraverso una flotta globale ampia e in crescita. Con sedi in Europa, nelle Americhe, in Asia e in altri mercati internazionali, l'organizzazione si concentra sull'offerta di esperienze di viaggio di alto livello, investendo continuamente nella trasformazione digitale, nell'efficienza operativa e nella scalabilità globale.
La sfida
Con oltre 4 milioni di passeggeri all'anno in diversi mercati globali e fusi orari, l'azienda ha dovuto far fronte a una crescente complessità e ha richiesto una piattaforma unificata per semplificare la gestione di tutti i principali documenti di viaggio, compresi i biglietti elettronici, i moduli di imbarco e le etichette per i bagagli.
Prima del progetto, la gestione dei documenti avveniva attraverso sistemi frammentati, creando ritardi e inefficienze sia nelle operazioni a bordo che nel servizio clienti. Il personale operativo aveva una visibilità limitata sui documenti specifici dei passeggeri e i processi di imbarco erano esposti a tempi morti ed errori manuali.
L'azienda aveva bisogno di una piattaforma centralizzata, resiliente e ad alte prestazioni in grado di:
- Ingerire e gestire automaticamente grandi volumi di documenti di viaggio
- Consente l'accesso ai documenti in tempo reale tra le diverse regioni e i diversi team di assistenza.
- Fornisce funzionalità di ricerca veloci e affidabili anche in caso di connettività limitata a bordo.
- Supportare operazioni di stampa stabili e tracciabili al check-in e all'imbarco
- Migliorare la governance, il controllo del ciclo di vita e la verificabilità di tutti i documenti di viaggio.
La soluzione
L'azienda ha implementato una piattaforma di gestione documentale centralizzata basata sul motore ECM e di automazione dei processi di Coopera, completamente integrata con i sistemi di biglietteria interni e i portali online.
Capacità chiave fornite:
- Riconoscimento ed estrazione automatica di metadati relativi ai passeggeri, alle crociere e ai bagagli dai PDF dei biglietti, archiviati con metadati ricercabili.
- Ingestione e classificazione automatica di biglietti e documenti elettronici, indicizzati per nome del passeggero, ID crociera, agenzia, nave e data di partenza.
- Ricerca basata su testo completo e metadati, esposta tramite un modulo web integrato nel portale di servizi globale dell'azienda.
- Miglioramento dei documenti di imbarco, con un rapido filtraggio per passeggero, nave e orario di partenza
- Automazione della stampa di gruppo, compresa la generazione di PDF lato server per garantire un imbarco stabile ed efficiente
- Tracciabilità in tempo reale di tutti gli eventi di stampa, compresi i dati relativi all'operatore, al timestamp, alla cabina e alla nave.
- Estrazione automatica delle etichette dei bagagli dai biglietti PDF, con mappatura dei metadati e controllo del ciclo di vita
- Gestione del ciclo di vita con cancellazione automatica delle etichette dei bagagli due settimane dopo la partenza
- Integrazione API REST tramite Coopera Hub, che consente un accesso sicuro ai documenti da piattaforme digitali esterne.
- Distribuzione in un'architettura a tre livelli (Presentation, Application, Data Layer) per garantire prestazioni, resilienza e scalabilità.
La soluzione è stata implementata su un'architettura a tre livelli altamente scalabile (Presentazione, Applicazione, Dati), sfruttando l'infrastruttura sicura, scalabile e asincrona di Coopera.
Moduli Coopera coinvolti
Coopera ha permesso alla compagnia di crociere di centralizzare la generazione, l'accesso e la tracciabilità dei documenti d'imbarco su scala, semplificando il check-in dei passeggeri, le operazioni di stampa e la visibilità del servizio in tutte le regioni e i reparti.
- Record Management
Estrazione intelligente dei metadati dei biglietti, dei codici a barre e delle esperienze di crociera dei passeggeri
- Gestione dei documenti
Archiviazione centralizzata di carte d'imbarco, moduli di imbarco e etichette dei bagagli con indicizzazione completa dei metadati per passeggero, nave e partenza.
- Gestione delle e-mail
Integrazione con i sistemi di distribuzione interni e auto-ingestione dei pacchetti di biglietti nell'ECM centralizzato.
- Gestione dei casi
Raggruppamento dei documenti di viaggio per viaggio o per passeggero per semplificare la stampa, la tracciabilità e l'aggiornamento per i team operativi.
- Automazione dei processi
Integrazione del processo di generazione dei documenti di imbarco con i sistemi interni di prenotazione viaggi e DTS.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Eliminazione programmata dei documenti obsoleti (ad esempio, le etichette dei bagagli dopo la partenza) e classificazione automatica dei pacchetti di viaggio.
- HUB dell'integrazione
Accesso sicuro al repository di Coopera dal portale di servizi esterno attraverso le API REST dinamiche di Coopera HUB.
Benefici e risultati
Coopera ha sostituito i flussi di lavoro frammentati e dipendenti dal luogo di imbarco con una piattaforma di contenuti multiregionale ad alte prestazioni. La soluzione ha garantito un accesso sicuro e centralizzato ai documenti, ha migliorato le prestazioni di ricerca e stampa, anche in condizioni di offline, e ha permesso di aggiornare i documenti in modo dinamico e completamente integrato con le operazioni di crociera.
Risultati raggiunti:
- Elaborazione di milioni di pagine di documentazione d'archivio in formato digitale certificato
- Orchestrazione perfetta delle richieste, dei processi di convalida e di consultazione attraverso i flussi di lavoro di Coopera.
- Assorbimento di un'intera unità aziendale, compresi personale e processi, in un nuovo modello operativo digitale
- Consolidamento degli archivi fisici e riduzione dei costi operativi attraverso il trasferimento del magazzino
- Conformità certificata con gli standard nazionali di dematerializzazione e di conservazione legale
- Miglioramento dell'efficienza, della trasparenza e della verificabilità tra i vari tipi di documenti e i vari reparti.
- Un'architettura pronta per il futuro, integrata con i sistemi digitali tradizionali e moderni.
