Automatizzare la fatturazione elettronica nel settore sanitario: Dalla firma digitale alla consegna automatica con piena conformità
Organizzazione
Un'autorità amministrativa e di approvvigionamento sanitario regionale che supervisiona la modernizzazione digitale dei sistemi finanziari e contabili degli enti sanitari pubblici. L'organizzazione gestisce un'infrastruttura IT mission-critical per ERP, fatturazione elettronica e contabilità in decine di ospedali e unità sanitarie.
L'iniziativa si è concentrata sullo snellimento del processo di fatturazione attiva verso il sistema SDI nazionale, garantendo la piena conformità legale agli obblighi di fatturazione elettronica per gli enti sanitari pubblici e privati.
La sfida
Con la progressiva applicazione delle norme sulla fatturazione elettronica nei settori pubblico e privato (obbligatoria rispettivamente dal 2014 e dal 2019), il sistema sanitario regionale ha dovuto far fronte a richieste sempre più pressanti per:
- Genera e firma digitalmente documenti di fatturazione elettronica conformi allo standard XML
- Garantire una trasmissione affidabile a SDI (sistema pubblico nazionale di fatturazione elettronica)
- Gestire i crescenti volumi di documenti e i flussi di risposta da SDI, come le ricevute di consegna, i rifiuti e gli aggiornamenti di stato.
- Mantenere l'integrazione con i sistemi ERP basati su SAP migliorando l'usabilità e le prestazioni.
- Garantire la conformità legale con eIDAS, il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e gli standard nazionali di approvvigionamento e archiviazione
- Supporta lo scambio di messaggi asincroni e l'alta disponibilità in caso di picchi di carico operativo.
Il sistema doveva funzionare in un ecosistema complesso, che coinvolgeva canali di posta elettronica certificati, firma digitale basata su HSM, archiviazione legale, sistemi ERP e protocolli di interoperabilità SDI.
La soluzione
L'autorità ha adottato la piattaforma Coopera per sviluppare e distribuire un middleware robusto, modulare e asincrono (Billing) per l'orchestrazione della fatturazione elettronica, completamente integrato con SIAC e SDI.
Le caratteristiche principali della soluzione includono:
- Un middleware dedicato alla fatturazione che orchestra l'intero ciclo di vita della fatturazione attiva.
- Integrazione perfetta con SAP (SIAC) per l'acquisizione dei dati delle fatture e per la propagazione dello stato.
- Firma digitale automatica (CADES) tramite HSM con convalida completa del certificato
- Configurazione multi-entità per gli operatori sanitari, compresi canali PEC personalizzati, firmatari autorizzati e credenziali di sicurezza.
- Supporto completo per la trasmissione in batch, la logica di ripetizione e la gestione delle risposte SDI asincrone (RC, SE, ER, DT, ecc.).
- Interoperabilità dei servizi web per l'invio delle fatture e gli aggiornamenti di stato, per una sincronizzazione in tempo reale.
- Un'architettura a microservizi ad alte prestazioni e guidata dagli eventi basata su ESB, che consente l'elaborazione parallela e il failover in tempo reale.
- Conformità alle specifiche eIDAS, SDI 1.7 e tracciabilità a livello GDPR (log di audit, token di sessione, canali sicuri).
Moduli Coopera coinvolti
La soluzione middleware di Coopera per la fatturazione ha permesso agli enti sanitari di generare, firmare e trasmettere digitalmente le fatture XML allo SDI (Sistema di Interscambio) con piena conformità, alta disponibilità e perfetta integrazione con l'ERP.
- Gestione dei documenti
Archiviazione e classificazione delle fatture XML in uscita, delle copie firmate, delle ricevute di trasmissione e delle risposte SDI (RC, DT, SE, ER...).
- Gestione delle e-mail
Gestione asincrona dei messaggi PEC, dei flussi di fallback e dei rapporti di consegna come parte della strategia multicanale SDI (PEC, WS, FTP).
- Gestione dei casi
Aggregazione di documenti di fatturazione, registri di trasmissione e flussi di risposta in casi strutturati per entità, fornitore o ciclo di pagamento.
- Automazione dei processi
Coordinamento del ciclo di vita delle fatture: generazione, firma digitale, consegna multicanale, gestione delle risposte e ripetizione degli errori.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Gestione degli stati (generati, firmati, inviati, riconosciuti), delle politiche di conservazione e dell'etichettatura dei documenti legali.
- Firma digitale
Firma CAdES automatica basata su HSM delle fatture XML prima della trasmissione SDI, con marcatura temporale legale e convalida del certificato.
- Coopera Integration HUB
Integrazione bidirezionale con SAP (SIAC), SDI (web service, FTP, PEC) e Banca Centrale, ove necessario per l'esecuzione finanziaria.
- Analisi dei contenuti
Visibilità in tempo reale dello stato di trasmissione, delle risposte in attesa, delle fatture rifiutate e dei KPI di flusso per entità e canale.
Benefici e risultati
La piattaforma di fatturazione ha permesso a più enti sanitari di automatizzare tutti i flussi di fatturazione elettronica con garanzie legali e operative. Coopera ha garantito la trasmissione in tempo reale, l'osservabilità centralizzata, la firma sicura e la conformità allo SDI, contribuendo a una significativa riduzione degli errori e alla piena integrazione fiscale su scala regionale.
Risultati raggiunti:
- Automazione end-to-end di successo della trasmissione delle fatture elettroniche a SDI in tutti gli enti sanitari.
- Elaborazione di migliaia di fatture al giorno con feedback e tracciabilità in tempo reale
- Eliminazione del tracciamento manuale e riduzione dei tassi di errore nella trasmissione e nella convalida delle firme.
- Interoperabilità perfetta con PEC, ERP (SAP/SIAC), sistemi di firma HSM e SDI.
- Maggiore resilienza e disponibilità del sistema grazie all'architettura a microservizi sostituibili a caldo
- Miglioramento della gestione degli SLA, dell'auditing e della visibilità per la conformità e la rendicontazione.
- Architettura modulare pronta a scalare con l'aumento dei volumi e dei requisiti normativi
