Alimentare delegazioni di pagamento sanitario sicure in tutto l’ecosistema digitale regionale
Organizzazione
Un'autorità regionale centrale responsabile degli appalti e dei servizi sanitari pubblici in una rete sanitaria dell'Europa meridionale. Nel suo mandato ampliato, l'autorità ha assunto anche il ruolo di Autorità Centrale dei Pagamenti (CUP), gestendo oltre 100 milioni di euro al mese in deleghe di pagamento digitale per conto di ospedali, unità sanitarie e organismi amministrativi.
L'organizzazione agisce sotto una rigorosa supervisione normativa e interagisce direttamente con la Banca Centrale d'Europa, garantendo che tutti i flussi finanziari legati all'assistenza sanitaria siano autorizzati, firmati e trasmessi attraverso infrastrutture nazionali certificate.
La sfida
Con l'adozione obbligatoria del sistemanazionale SIOPE+, gestitodalla Banca Centrale d'Europa, glienti pubblici regionalisono stati obbligati a:
- Preparare e trasmettere digitalmente tutti gli ordini di pagamento (flussi OPI) attraverso canali certificati.
- Gestire le deleghe di pagamento con piena tracciabilità e conformità alle normative legali e finanziarie.
- Garantire una stretta integrazione con il sistema finanziario centralizzato (SIOPE+), SAP e l'infrastruttura di firma digitale.
- Gestire un elevato volume di transazioni, tra cui la firma dei documenti, l'archiviazione e la riconciliazione, il tutto nel rispetto di tempistiche rigorose.
- Supportare oltre 100 milioni di euro di deleghe di pagamento ogni mese, senza ritardi o errori.
- Garantire la rigorosa conformità agli standard legali, tra cui la conservazione digitale, la firma XAdES e la tracciabilità dei dati.
I sistemi esistenti non erano completamente interoperabili, richiedevano l'elaborazione manuale della posta elettronica certificata (PEC) e non offrivano visibilità in tempo reale sul ciclo di vita dei pagamenti. Inoltre, l'agenzia regionale doveva assumere il ruolo di Autorità Centrale di Pagamento, agendo per conto di decine di enti sanitari pubblici in tutto il territorio.
La sfida non era solo tecnica ma anche operativa, poiché i sistemi frammentati esistenti mancavano di interoperabilità e automazione in tempo reale.
La soluzione
L'autorità regionale ha implementato la piattaforma Coopera BOAT come soluzione mission-critical di livello enterprise per digitalizzare e orchestrare l'intero ciclo di vita delle deleghe finanziarie e dei pagamenti.
Le caratteristiche principali includono:
- Un modulo dedicato alla gestione dei pagamenti SIOPE+, che supporta i pagamenti diretti e delegati di tutti gli enti sanitari eseguiti dall'Autorità Centrale di Pagamento.
- Integrazione certificata con l'infrastruttura della Banca Centrale d'Europa che consente la generazione e la trasmissione sicura del flusso OPI tramite il protocollo SIOPE+.
- Connettività con il sistema contabile SAP regionale e infrastruttura HSM/XAdES per la firma digitale sicura dei mandati.
- Un motore di elaborazione intelligente delle email certificate (PEC) per automatizzare la ricezione, la convalida e l'archiviazione delle deleghe firmate digitalmente.
- Cruscotti basati sui ruoli per gli operatori dell'Autorità Centrale di Pagamento, gli approvatori sanitari e i controllori finanziari con visibilità in tempo reale e tracciamento degli SLA.
- Architettura basata su microservizi, che garantisce alta disponibilità, elaborazione asincrona e orchestrazione tra entità.
- Piena conformità alle leggi nazionali e all'EU eIDAS, compresa la conservazione a lungo termine (PDF/A) e la predisposizione all'audit per tutti i record di pagamento elaborati.
Moduli Coopera coinvolti
Coopera ha promosso la completa digitalizzazione delle deleghe di pagamento in ambito sanitario e della fatturazione attiva attraverso una piattaforma certificata ad alta disponibilità integrata con SAP, SDI, PEC e l'infrastruttura della Banca Centrale.
- Gestione dei documenti
Archiviazione e classificazione delle deleghe firmate, delle autorizzazioni di pagamento e della documentazione finanziaria di supporto in un archivio conforme e pronto per la revisione.
- Gestione delle e-mail
Ingestione ed elaborazione automatica di messaggi PEC certificati, che consentono di comunicare in modo sicuro e conforme con fornitori e autorità fiscali.
- Gestione dei casi
Strutturare ogni flusso di pagamento (mandato, fattura, delega) in un unico caso digitale, tracciabile dalla richiesta all'esecuzione.
- Gestione dei compiti umani
Flussi di escalation, cicli di approvazione e fasi di notifica che garantiscono la conformità agli SLA e la convalida multilivello.
- Automazione dei processi
Orchestrazione di flussi di lavoro asincroni per la verifica delle fatture, l'approvazione delle deleghe, la firma digitale e la consegna a SDI e alla Banca Centrale.
- Moduli web dinamici
Interfacce configurabili per gli operatori CUP e gli utenti ASL per autorizzare i pagamenti, verificare i dati e avviare i flussi di lavoro.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Transizioni automatizzate tra gli stati (bozza, firma, archiviazione), conservazione del ciclo di vita e gestione dello stato legale di tutti i documenti fiscali.
- Firma digitale
Firma XAdES basata su HSM applicata a tutte le deleghe finanziarie in uscita, garantendo la piena conformità legale e la tracciabilità.
- Coopera Integration HUB
Integrazione certificata con SAP (SIAC), sistemi di Banca Centrale e SDI tramite protocolli multicanale (PEC, web service, FTP).
- Analisi dei contenuti
Dashboard in tempo reale che mostrano lo stato delle deleghe, le statistiche dei flussi, lo storico delle convalide e le cause di rifiuto per entità, ASL o mese.
Benefici e risultati
Coopera ha permesso all'Autorità di Pagamento Regionale di gestire oltre 100 milioni di euro di pagamenti sanitari mensili tra decine di enti, digitalizzando completamente i flussi di deleghe finanziarie. La piattaforma ha garantito la firma sicura, l'elaborazione asincrona, lo scambio automatico di email certificate e SDI e l'osservabilità centralizzata, rispettando al contempo tutti gli standard di conformità e conservazione legale.
Risultati raggiunti:
- Il 100% delle operazioni di pagamento obbligatorie da parte degli enti sanitari regionali sono ora gestite digitalmente e tracciabili end-to-end.
- La piattaforma Coopera gestisce oggi oltre 100 milioni di euro al mese di deleghe di pagamento digitali, con una trasmissione continua alla Banca Centrale d'Europa tramite SIOPE+.
- Tutti gli enti sanitari pubblici della regione operano ora secondo un modello di delega standardizzato, riducendo drasticamente l'impegno amministrativo e il rischio legale.
- Ogni mese vengono elaborati oltre 15.000 flussi di pagamento, con una tracciabilità completa e record firmati digitalmente.
- I tempi di elaborazione sono stati ridotti di oltre il 70%, anche se i volumi delle transazioni sono aumentati.
- L'Autorità Centrale dei Pagamenti ha ottenuto la gestione automatizzata dei flussi di lavoro della PEC e della firma, consentendo il monitoraggio dello stato in tempo reale e riducendo gli interventi manuali.
- Tutti i documenti digitali vengono archiviati in conformità alle leggi nazionali e ai regolamenti eIDAS dell'UE, compresa l'archiviazione a lungo termine (PDF/A) e la predisposizione all'audit.
- L'Autorità centrale di pagamento regionale opera ora su scala aziendale, con tempi di inattività pari a zero e piena osservabilità di tutte le attività di pagamento e firma.
