1,6 mln anno
Registrati e classificati nell'archivio governato.
705K
In tutto il patrimonio documentale fisico storico
171
Tra operazioni bancarie, contrattuali e con i clienti
4+
Collegati attraverso l'ambiente di accesso ai documenti
1. La Sfida Operativa
Un importante gruppo bancario nazionale gestiva un vasto patrimonio documentale a supporto di relazioni con i clienti, contratti, mutui, prestiti, assicurazioni, carte, prodotti finanziari e altre attività bancarie regolamentate. Una parte sostanziale della sua documentazione storica era stata centralizzata in un grande ambiente d’archivio fisico comprendente circa 705.000 contenitori d’archivio, circa 300 chilometri di scaffalature e circa 25.000 m² di spazio d’archivio. Ma la sfida non era semplicemente digitalizzare l’archivio.
La banca aveva bisogno di rendere quel patrimonio documentale operativamente accessibile alle unità di business, alle funzioni di compliance, ai revisori, alle autorità e ad altri utenti autorizzati, mantenendo il controllo sui contenuti digitali, gli originali fisici, le prove legali e i sistemi bancari esistenti. Allo stesso tempo, l’ambiente documentale continuava a crescere. Solo nel 2020, più di 1,65 milioni di documenti di 171 tipologie diverse sono stati registrati nell’archivio governato.
La trasformazione risultante aveva quindi due dimensioni. La documentazione storica e quella in entrata dovevano diventare contenuti digitali governati attraverso l’acquisizione, la validazione, la classificazione, l’OCR, l’estrazione dei metadati e la riconciliazione. Ma la banca aveva anche bisogno di un modo continuo per richiedere e ottenere prove, sia che tali prove esistessero già in formato digitale, sia che esistessero ancora solo in forma fisica o dovessero essere consegnate come copia certificata o originale fisico.
Coopera collega queste due realtà attraverso un unico modello operativo di accesso ai documenti governato.
2. Perché era complesso
Il problema non era semplicemente la dimensione dell’archivio. Era mantenere la continuità tra esigenze di business, prove documentali, logistica fisica e sistemi aziendali.
L'archivio fisico non poteva semplicemente sparire
La dematerializzazione non ha eliminato istantaneamente centinaia di migliaia di contenitori fisici. Un documento poteva già avere una rappresentazione digitale mentre il suo originale, rilevante dal punto di vista legale o operativo, rimaneva conservato in una precisa posizione fisica. L’identità digitale e quella fisica dovevano quindi rimanere collegate.
La diversità documentale era enorme
L’ambiente conteneva 171 tipi di documenti che spaziavano tra conti correnti, profilazione dei clienti, carte, assicurazioni, mutui, KYC, privacy, MiFID, credito e altre attività bancarie. Diverse famiglie di contenuti richiedevano diverse classificazioni, metadati e riferimenti bancari, pur partecipando a un unico modello aziendale.
Richieste diverse richiedevano esiti diversi
Un richiedente poteva aver bisogno di: Copia Digitale · Copia Digitale Certificata · Originale Fisico. Queste non sono azioni di recupero equivalenti. Possono comportare diversi percorsi di autorizzazione, preparazione, prova e consegna.
La digitalizzazione poteva avvenire prima o dopo la richiesta
Alcuni contenuti sono stati digitalizzati in modo proattivo attraverso il programma di dematerializzazione su larga scala. Altri contenuti sono rimasti fisici finché una specifica esigenza di business non ha reso necessaria la digitalizzazione. Il modello operativo doveva supportare entrambi i casi.
L'accesso ai documenti stesso doveva essere governato
Le prove bancarie possono contenere informazioni contrattuali, finanziarie e dei clienti sensibili. L’organizzazione aveva quindi bisogno di conservare non solo ciò che veniva recuperato, ma anche chi lo aveva richiesto, per quale scopo, con quale autorizzazione e cosa era stato infine consegnato. Una semplice casella di ricerca non era sufficiente.
3. Come Coopera tiene insieme le operazioni
In questo scenario la Richiesta di Consultazione è stata identificata come il principale Living Business Object.
Richiesta di Consultazione
La realtà di business persistente in questo caso è la Richiesta di Consultazione. Può avere origine da un’unità di business, una funzione di compliance, un requisito di audit, un’esigenza legata alle autorità, una richiesta di un cliente o un altro contesto operativo autorizzato. Durante tutto il suo ciclo di vita, può mantenere: Richiedente · Scopo · Autorizzazione · Prove Richieste · Formato Richiesto · Contesto di Ricerca · Attività di Recupero · Lavoro di Digitalizzazione · Consegna · Cronologia · Prove. In questo contesto:
- Le attività di ricerca possono iniziare e terminare.
- I sistemi esterni possono essere interrogati.
- Il recupero fisico può essere attivato.
- Un documento può essere scansionato.
- Può essere prodotta una rappresentazione certificata.
La Richiesta di Consultazione rimane il punto di continuità finché le prove richieste non sono state individuate, preparate e consegnate.
Attorno a quella Richiesta ruota un ambiente documentale vastissimo: Contratti · Documentazione Clienti · Record di Credito · Prove di Mutuo · Record Assicurativi · Documentazione Finanziaria · Immagini Digitali · Metadati · Originali Fisici · Posizioni d’Archivio · Record di Conservazione. Questi documenti non devono necessariamente diventare tutti Living Business Objects. Diventano contenuti governati che partecipano al contesto operativo della Richiesta.
Questa è un’importante distinzione architettonica: le prove possono essere milioni; l’esigenza di business è ciò che richiede una vita operativa persistente.
4. Come Appare nella Pratica
Dall'Esigenza di Business alla Giusta Prova
La richiesta determina cosa deve essere consegnato. Un utente non cerca semplicemente un documento. La Richiesta di Consultazione definisce quali prove sono necessarie e in quale forma devono essere fornite alla fine.
- Se esiste già una copia digitale governata, può essere recuperata dal relativo ambiente documentale.
- Se è richiesta una rappresentazione certificata, può essere attivato il corrispondente percorso probatorio.
- Se l’originale fisico è necessario, l’operazione può proseguire all’interno dell’archivio stesso.
Il formato di consegna è quindi parte del contesto di business, non un elemento secondario. La stessa richiesta può portare a un’esecuzione diversa in base alle prove effettivamente richieste.
Fisico e Digitale Rimangono Collegati
L’archivio diventa parte dell’operazione digitale. Per la documentazione ancora conservata fisicamente, il contesto operativo può preservare le informazioni necessarie per individuare l’originale: Sito d’Archivio · Area di Stoccaggio · Posizione Fisica · Contenitore · Contenuto Documentale. Una richiesta di business digitale può quindi avviare un’operazione che passa all’archivio fisico e successivamente ritorna all’ambiente digitale.
L’archivio fisico non diventa un’eccezione al di fuori del processo. Diventa un altro ambiente di esecuzione che partecipa alla stessa operazione governata.
Digitalizzazione su Richiesta
La scansione diventa un lavoro che ruota attorno alla Richiesta. Quando le prove richieste non sono ancora disponibili digitalmente, la Richiesta di Consultazione può attivare una digitalizzazione controllata.
Il materiale fisico pertinente viene individuato e può passare attraverso attività quali: Scansione · Validazione Immagine · OCR · Classificazione · Estrazione Metadati · Riconciliazione · Controllo Qualità. La rappresentazione digitale risultante torna quindi alla stessa Richiesta come contenuto governato e prova. L’utente di business non ha bisogno di avviare una seconda operazione solo perché il documento richiesto esisteva solo su carta.
Il metodo utilizzato per ottenere la prova cambia. La richiesta di business rimane la stessa.
I Sistemi Esistenti Rimangono Specialistici
Le piattaforme core banking e documentali esistenti della banca continuano a svolgere le rispettive responsabilità.
- I servizi di dematerializzazione gestiscono il lavoro di acquisizione.
- Le operazioni d’archivio gestiscono le prove fisiche.
- Gli ambienti di conservazione a norma mantengono il loro ruolo specialistico.
Coopera mantiene la più ampia continuità operativa collegando tali attività all’esigenza di business che le ha originate.
I sistemi gestiscono la loro parte. Coopera tiene unita l’operazione di accesso ai documenti.
5. Contenuti Aziendali su Larga Scala
L’operazione di accesso ai documenti poggia su un patrimonio documentale insolitamente ampio. In un solo anno, sono stati registrati e classificati più di 1,65 milioni di documenti di 171 tipologie diverse.
La trasformazione storica ha dovuto affrontare contemporaneamente un archivio misurato in centinaia di migliaia di contenitori e centinaia di chilometri di scaffalature. Questa scala è importante perché l’architettura non può presumere che tutto diventerà digitale contemporaneamente, che ogni documento avrà lo stesso ciclo di vita o che un unico repository sostituirà improvvisamente i sistemi esistenti della banca. Invece, prove fisiche, contenuti digitali, riferimenti bancari e cronologia dei recuperi possono partecipare progressivamente a un unico ambiente aziendale governato.
La trasformazione può avvenire nel tempo senza perdere la continuità operativa.
6. Il Risultato
Il patrimonio documentale della banca si è evoluto da un archivio prevalentemente fisico a una risorsa operativa accessibile attraverso un modello comune governato. I contenuti storici e in entrata potevano diventare progressivamente disponibili digitalmente attraverso l’acquisizione, la classificazione, l’OCR, l’estrazione dei metadati e la riconciliazione, mentre gli originali fisici rimanevano controllati e recuperabili quando necessario.
Le unità di business e le funzioni di controllo hanno ottenuto un meccanismo comune per richiedere prove, invece di affidarsi a recuperi manuali frammentati. Una Richiesta di Consultazione può determinare se l’esito richiesto sia una copia digitale, una rappresentazione digitale certificata o un originale fisico e rimanere attiva mentre viene svolto il lavoro appropriato. Laddove la documentazione non sia stata ancora digitalizzata, la stessa Richiesta può innescare il recupero fisico e la digitalizzazione su richiesta. Le piattaforme bancarie, d’archivio e documentali esistenti non devono essere sostituite per poter partecipare. Il risultato è quindi qualcosa di più della semplice dematerializzazione dell’archivio.
Si tratta di un modello operativo aziendale di accesso ai documenti che collega la domanda di business, milioni di documenti, prove fisiche, persone, logistica e sistemi bancari finché la prova richiesta non viene consegnata nella forma appropriata.
5. Cosa Dimostra Questo Caso
Un'operazione di business può superare il confine tra fisico e digitale
Una richiesta avviata digitalmente può raggiungere un archivio fisico, recuperare o digitalizzare prove originali e restituire il risultato allo stesso contesto operativo persistente.
Contenuti massicci non richiedono una proliferazione massiccia di oggetti
Milioni di documenti possono rimanere contenuti governati mentre la Richiesta di Consultazione diventa il Living Business Object che preserva scopo, autorizzazione, ciclo di vita e prove.
La digitalizzazione è un lavoro, non l'operazione stessa
La scansione, l’OCR e la classificazione possono avvenire in modo proattivo o su richiesta, mentre la richiesta di business persiste indipendentemente da come viene ottenuta la prova.
Gli ambienti legacy possono partecipare senza possedere l'intera operazione
I sistemi core banking, le piattaforme documentali, i servizi d’archivio fisico e gli ambienti di conservazione possono mantenere le loro responsabilità specialistiche partecipando alla stessa operazione di accesso ai documenti.
