Digitalizzazione di milioni di documenti bancari con flussi di lavoro certificati e archiviazione legale
Organizzazione
Un importante gruppo bancario nazionale che opera in migliaia di filiali e unità operative. L'istituto mirava a trasformare digitalmente il proprio ciclo di vita dei documenti, sostituendo l'archiviazione fisica con processi digitali certificati e integrando la dematerializzazione con i sistemi di back-office, ERP e di conformità.
L'iniziativa ha incluso anche l'acquisizione di un'unità aziendale interna responsabile dell'archiviazione e dell'elaborazione dei documenti, oltre alla riprogettazione completa dell'infrastruttura fisica di stoccaggio e logistica per ottimizzare le operazioni.
La sfida
La banca ha affrontato l'esigenza strategica di:
- Eliminare la dipendenza dagli archivi fisici per la documentazione contrattuale, finanziaria e dei clienti.
- Implementa un processo di scansione e archiviazione certificato in conformità alle normative nazionali ed europee.
- Garantire la piena integrazione con i sistemi legacy (ERP, motori di flusso di lavoro, archivi digitali).
- Riorganizzare il ciclo di vita dei documenti, includendo la richiesta, la digitalizzazione, la consultazione, la convalida e l'archiviazione legale.
- Assorbire un'intera unità aziendale di back-office, compresi il personale, i sistemi e i processi.
- Ottimizzare l'uso dello stoccaggio fisico tra le varie sedi, consolidando le operazioni logistiche e liberando spazio prezioso.
La complessità della sfida ha riguardato non solo la tecnologia e la conformità, ma anche l'integrazione delle risorse umane, il trasferimento dell'infrastruttura e la reingegnerizzazione del flusso di lavoro in tutte le categorie di documenti dei clienti (mutui, carte, assicurazioni, finanziamenti, crediti, profilazioni, ecc.)
La soluzione
L'istituto ha implementato una trasformazione digitale graduale e su scala aziendale sfruttando la suite completa ECM e BPM di Coopera, supportata da un centro di dematerializzazione e da una governance integrata degli archivi.
I componenti chiave della soluzione includono:
- Implementazione di Coopera ECM con orchestrazione BPM dei processi di back-office
- Creazione di un centro di dematerializzazione centrale, attrezzato per una scansione certificata ad alto rendimento.
- Flussi di lavoro parametrizzati per la scansione certificata e la convalida delle immagini, la classificazione dei documenti, l'estrazione dei dati e la riconciliazione con i registri ERP e i controlli di conformità (registri di audit, convalida delle firme, cronologia delle richieste).
- Integrazione con i sistemi bancari interni come il sistema di document werhouse, la piattaforma finanziaria, il DMS e le piattaforme di archiviazione legale.
- Elaborazione di documenti a più livelli, da contratti semplici a dossier contrattuali complessi e verificati
- Gestione digitale delle richieste di consulenza tramite un portale unificato, accessibile alle unità aziendali e ai responsabili della compliance
- Riprogettazione ed esecuzione di piani di trasferimento della logistica per ottimizzare i costi e liberare immobili di grande valore
- Progressiva digitalizzazione delle filiali APAC, seguendo un piano strutturato di onboarding e formazione
Moduli Coopera coinvolti
Coopera ha fornito la spina dorsale tecnologica per una transizione su larga scala dalla carta ai processi digitali certificati, supportando la scansione conforme, l'archiviazione legale, l'orchestrazione delle richieste e l'integrazione con i sistemi bancari tradizionali.
- Gestione dei documenti
Archiviazione e classificazione certificata di milioni di documenti contrattuali, finanziari e dei clienti in conformità alle leggi sulla conservazione.
- Gestione dei casi
Fascicoli digitali per carta di credito, mutuo, prestito o aggregazione di documenti dei clienti, che consentono la tracciabilità di ogni operazione, correzione o consultazione.
- Automazione dei processi
Orchestrazione dei flussi di lavoro di scansione, convalida, classificazione, approvazione del back-office e archiviazione legale.
- Portale di richiesta e consultazione
Un'interfaccia web sicura per gli utenti interni e gli auditor per cercare, richiedere e accedere ai documenti archiviati con il controllo delle autorizzazioni.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
per un'orchestrazione completa della digitalizzazione, della convalida e dell'elaborazione in back-office.
- Firma digitale
Convalida legale e tracciamento delle firme per mandati, contratti e fogli di approvazione firmati digitalmente.
- Hub di integrazione Coopera
Interoperabilità certificata con piattaforme bancarie (C-Flow, GAF), ECM legacy (Documentum) e sistemi di archiviazione legale (GAN).
- Scansione e acquisizione dati
Miglioramento delle immagini, lettura di codici a barre, estrazione di metadati e classificazione da dispositivi di scansione certificati ad alto rendimento.
Benefici e risultati
Coopera ha permesso alla banca di assorbire un'intera business unit di gestione documentale, eliminando la dipendenza dagli archivi fisici e consolidando la governance dei documenti in un'architettura digitale unificata. La soluzione ha offerto conformità end-to-end, integrazione perfetta con i sistemi esistenti e un modello scalabile per le future iniziative di digitalizzazione bancaria.
Risultati raggiunti:
- Elaborazione di milioni di pagine di documentazione d'archivio in formato digitale certificato
- Orchestrazione perfetta delle richieste, dei processi di convalida e di consultazione attraverso i flussi di lavoro di Coopera.
- Assorbimento di un'intera unità aziendale, compresi personale e processi, in un nuovo modello operativo digitale
- Consolidamento degli archivi fisici e riduzione dei costi operativi attraverso il trasferimento del magazzino
- Conformità certificata con gli standard nazionali di dematerializzazione e di conservazione legale
- Miglioramento dell'efficienza, della trasparenza e della verificabilità tra i vari tipi di documenti e i vari reparti.
- Un'architettura pronta per il futuro, integrata con i sistemi digitali tradizionali e moderni.
