Come Coopera ha digitalizzato la contabilità fornitori e l’integrazione ERP per un istituto di cancro leader a livello nazionale
Organizzazione
Un istituto nazionale leader nella ricerca e nella cura dell'oncologia, che opera nell'ambito del sistema sanitario pubblico italiano come Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS). L'organizzazione svolge un ruolo fondamentale nella ricerca biomedica, nell'assistenza clinica specializzata e nell'amministrazione dei servizi sanitari pubblici, gestendo un complesso ecosistema di fornitori, contratti e procedure regolamentate.
La sfida
L'Istituto doveva rispettare le severe normative nazionali ed europee in materia di pagamenti, che imponevano che tutte le fatture fossero saldate entro 60 giorni e che fossero sottoposte a rigorosi controlli finanziari, legali e operativi prima dell'approvazione.
Con centinaia di fornitori e migliaia di fatture mensili, il reparto contabilità fornitori doveva gestire un elevato volume di fatture:
- Contratti con i fornitori
- Ordini di acquisto
- Fatture e conferme di consegna
- Documentazione fiscale e previdenziale
L'elaborazione manuale comportava ritardi, colli di bottiglia e rischi di revisione. L'Istituto mirava ad automatizzare l'intero ciclo di vita della verifica, dell'approvazione e della liquidazione delle fatture, rimanendo conforme agli standard ERP, di revisione e del settore sanitario.
La soluzione
L'Istituto ha adottato la piattaforma di automazione dei processi e dei contenuti aziendali Coopera, implementata con il supporto di Interdata e KPMG, per digitalizzare e orchestrare tutti i flussi di lavoro della contabilità fornitori.
I componenti chiave sono stati:
- Gestione dei documenti: per archiviare contratti, ordini, bolle di consegna e fatture.
- Gestione dei casi - creazione di casi di pagamento con cartelle digitali strutturate
- BPM & Workflow Engine - automazione dei flussi di lavoro di approvazione, abbinamento ed escalation
- Gestione della firma digitale - per l'approvazione legalmente vincolante da parte dei responsabili delle PA
- Gestione delle attività - per una distribuzione dinamica delle attività tra i team e le unità.
- Integrazione RPA - per automatizzare le attività ripetitive di convalida e abbinamento
- SAP for Healthcare Integration - per la corrispondenza delle fatture a 3 vie con PO, RC e contratti
Ogni mese, oltre 2.000 fatture vengono ricevute, elaborate, convalidate e archiviate automaticamente. Ogni fattura viene arricchita di metadati, abbinata all'ordine e al contratto pertinente e instradata al responsabile AP appropriato in base alla posizione e al fornitore. Il sistema garantisce il monitoraggio in tempo reale di ogni fase e attiva automaticamente la firma digitale per l'autorizzazione ERP una volta approvata.
Moduli Coopera coinvolti
Coopera ha permesso a un istituto nazionale di ricerca sul cancro di digitalizzare e orchestrare l'intero ciclo di vita dei conti fornitori (AP), consentendo flussi di lavoro strutturati e tracciabili dalla ricezione delle fatture all'integrazione con l'ERP e alla convalida legale.
- Gestione dei documenti
Archivio centralizzato per contratti, fatture, bolle di consegna e dichiarazioni, archiviati con classificazione e indicizzazione dei metadati.
- Gestione dei casi
Generazione automatica di casi di pagamento raggruppando tutti i documenti e le azioni rilevanti in cartelle digitali strutturate.
- Gestione dei compiti umani
Assegnazione di compiti basati sui ruoli per approvatori, controllori e responsabili degli acquisti, monitorati tramite SLA e tracciamento delle eccezioni.
- Automazione dei processi
Automazione end-to-end dei flussi di lavoro delle fatture, dalla ricezione alla corrispondenza, alla convalida, all'escalation e all'approvazione.
- Moduli web dinamici
Moduli web personalizzabili per l'approvazione delle fatture, l'autorizzazione dei pagamenti e la gestione delle eccezioni, utilizzati dagli approvatori all'interno dei flussi di lavoro.
- Automazione del ciclo di vita dei contenuti
Gestione strutturata degli stati dei documenti di fatturazione, autorizzazione e pagamento, regole di conservazione ed eventi del ciclo di vita tracciabili.
- Firma digitale
Approvazione legalmente vincolante tramite firma digitale direttamente integrata con il motore di workflow di Coopera e i trigger dell'ERP.
- Hub di integrazione Coopera
Scambio di dati in tempo reale e corrispondenza a tre vie (PO, fattura, ricevuta) con il sistema ERP dell'ospedale.
- Analisi dei contenuti
Tracciabilità completa di tutte le azioni, le decisioni e le approvazioni, per garantire la preparazione alla revisione e la conformità agli standard finanziari del settore pubblico.
Benefici e risultati
La piattaforma ha eliminato le fasi di convalida cartacee, ha permesso la completa tracciabilità dei casi di pagamento e ha ridotto drasticamente i tempi di elaborazione delle fatture e gli errori. Coopera ha garantito l'allineamento con i requisiti di conformità legali, finanziari e sanitari specifici, migliorando al contempo il coordinamento interno e la trasparenza tra i reparti finanziari, di approvvigionamento e clinici.
Risultati raggiunti:
- Automazione end-to-end della ricezione, della convalida e della liquidazione delle fatture
- Integrazione perfetta con l'ERP per una corrispondenza a tre in tempo reale
- Flussi di lavoro con firma digitale al 100%, pienamente conformi ai requisiti legali e di revisione.
- Riduzione sostanziale dei tempi di elaborazione e del lavoro manuale
- Miglioramento della soddisfazione dei fornitori grazie alla puntualità dei pagamenti e alla riduzione delle contestazioni.
- Tracciabilità di audit completa di ogni azione e decisione del processo di AP
- Migliore distribuzione del carico di lavoro, con instradamento automatico delle attività e monitoraggio degli SLA
