La Gestione Documentale di Coopera® offre un ambiente di collaborazione per gestire in Cloud l’intero ciclo di vita dei documenti e dei fascicoli elettronici aziendali.
Non dovrai più inviare email ai tuoi colleghi e al tuo gruppo di lavoro per tenerli aggiornati, basterà semplicemente creare un progetto ed invitarli a partecipare, per lavorare simultaneamente da qualunque postazione interna o esterna all’organizzazione.
I progetti sono aree di lavoro condivise, che ti consentono di collaborare online e offline con i tuoi colleghi e dipendenti e iniziare un’esperienza nuova di lavoro, a livelli di efficienza ed affidabilità sorprendenti. Un progetto può consistere in una commessa aziendale, un’attività di progettazione per un cliente, una procedura legale o amministrativa, o semplicemente un fascicolo virtuale condiviso.
I partecipanti al progetto potranno consultare, modificare o aggiungere documenti, condividere l’agenda e ricevere aggiornamenti e notifiche sul suo stato di avanzamento. Tutto in tempo reale!
Scrivania

Scrivania

Ogni progetto offre una scrivania condivisa dove gli utenti possono lavorare i documenti di interesse simultaneamente e vedere le modifiche effettuate dagli altri in tempo reale.
I file presenti in scrivania sono accompagnati da un’immagine (thumbnail) di anteprima, qualunque sia il loro formato, e da un’icona che ne indica lo stato di lavorazione.
Per aggiungere nuovi documenti e condividerli con il gruppo di lavoro è sufficiente selezionare e trascinare i file desiderati all’interno dell’area di lavoro.
Ricerca full-text

Ricerca nel corpo dei documenti

Ogni parola contenuta in un documento diviene una potenziale chiave di ricerca grazie al potente sistema di ricerca per testo libero di cui è munito il sistema, supportato da un dizionario dei sinonimi disponibile in più di venti lingue diverse.
Il visualizzatore integrato evidenzierà tutte le parole presenti nel documento, sia per le immagini sia per i documenti elettronici, indipendentemente dal loro formato.
Versioning

Gestione automatica delle Revisioni

Gli utenti possono modificare i documenti in tempo reale e verificarne lo stato e l’utente che ci sta lavorando. Le modifiche vengono sincronizzate automaticamente ed ogni utente avrà sempre disponibile la versione più aggiornata.
Ad ogni salvataggio di un documento, Coopera® provvederà a creare una nuova versione con autore, data, ora e numero creando così una storia delle revisioni, consultabile in ordine cronologico.
Aggregazione

Aggregazione dinamica dei documenti

Ad ogni tipologia di documento è possibile aggiungere indici di archiviazione personalizzati che ne permetteranno la ricerca per filtri e la classificazione automatica.
I documenti ed i fascicoli virtuali possono essere aggregati in base ai propri indici utilizzando i cataloghi, strutture  ad albero navigabili, che si occuperanno di mantenere gli archivi sempre organizzati.
Template

Gestione dei modelli di documento

È possibile creare modelli predefiniti in Microsoft Office ed Open Office come carta intestata, lettere commerciali, fatture e modulistica in genere che aiuteranno a lavorare in maniera efficiente e garantire la continuità dell’immagine Aziendale ed il rispetto delle eventuali procedure di qualità ISO previste. Per creare un nuovo documento ed aggiungerlo ad un progetto basterà selezionare il modello e compilarlo con i contenuti desiderati.

 

 

Firma Digitale

Grazie al modulo di firma digitale di Coopera®, disponibile in tutti i moduli applicativi, è possibile firmare digitalmente o verificare la validità di qualsiasi documento informatico (documenti Word, PDF, Presentazioni PowerPoint, Fogli Excel, etc.), in maniera estremamente intuitiva. Sono supportati lettori smart-card USB o su Porta seriale (PosteCert, Infocamere, Actalis, etc.), token USB e certificati su file ed è molto semplice modificare il proprio PIN.

Archiviazione di lungo periodo

Indipendentemente dal formato di origine, ogni documento acquisito, sia esso immagine (tiff, bmp, jpeg, png, etc.), documento elettronico (pdf, word, excel, etc.) o documento prodotto da applicazione proprietaria (DICOM, CAD, etc.), sarà archiviato in doppio formato: in originale e in formato non modificabile secondo lo standard PDF/A, per la conservazione nel lungo periodo. Ciò a garanzia della riproduzione esatta del documento anche se non si dispone dell’applicazione con cui è stato creato.

Approfondisci: Norme e Standard.