Il sistema di conservazione a norma integrato di Coopera® consente la completa  dematerializzazione degli archivi cartacei ed il riversamento di sicurezza su supporti ottici removibili. A tal fine, sono nativamente integrati moduli di firma digitale e di marcatura temporale, nonché strumenti ad hoc di upload e consultazione dei documenti da versare. È sempre possibile, inoltre, integrare nuovi moduli, in adeguamento alle novità legislative.

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Per ogni tipologia di documento, siano esse fatture, contratti o documenti amministrativi è possibile definire un processo personalizzato di conservazione, stabilendo le tempistiche, i passi e le modalità di esportazione ed invio automatico agli enti previsti.

Funzionalità

Grazie al sistema di conservazione di Coopera potrai:

  • acquisire uno o più pacchetti di versamento, verificare che essi siano coerenti con la normativa ed aggiungerli ad una sessione di conservazione (pacchetto di archiviazione);
  • verificare e convalidare i singoli documenti, anche firmati digitalmente;
  • creare l’evidenza informatica della sessione di conservazione;
  • firmare digitalmente e marcare temporalmente il pacchetto di archiviazione;
  • archiviare e riversare la sessione su opportuni supporti ottici
  • ricercare i documenti conservati in funzione dei metadati che li descrivono.

Il modulo consente di creare la sessione di conservazione, costituita di un file xml contenente l’impronta digitale dei file e dei documenti elettronici appartenenti alla sessione, e di chiuderla mediante l’apposizione di firma digitale del Responsabile della Conservazione e di marcatura temporale per via telematica (fornita da provider terzi quali Postecom, Aruba, etc.).

Archiviazione su supporti ottici

La sessione potrà essere archiviata su supporti ottici e magneto-ottici (CD-R, DVD-R, Hard disk, etc.). I documenti saranno non più deteriorabili e disponibili nel tempo nella loro integrità ed autenticità.
Infine, oltre al supporto ottico principale, sarà possibile produrre delle copie di sicurezza utilizzabili nel caso di smarrimento o danneggiamento della copia originale mediante un procedimento di riversamento diretto.

Verifica automatica dell’archivio digitale

Coopera® consente di configurare delle attività pianificate che si occupano di verificare lo stato dell’archivio in termini di: integrità, validità legale, possibilità di scarto ed obsolescenza di formati e supporti.
Il resoconto delle attività di verifica sarà registrato in appositi file di log e le eventuali anomalie saranno notificate dal sistema di comunicazione in tempo reale ai responsabili preposti.

Esibizione dei documenti

Le informazioni di ogni sessione (dati di certificazione, metadati, posizione dei documenti informatici, etc.) sono conservate nel sistema insieme alla copia informatica dei documenti, i quali, oltre che nell’archivio principale di Coopera®, potranno trovarsi anche su supporti ottici rimovibili o su sistemi di archiviazione di massa (SAN, NAS, etc.).
Ai fini dell’esibizione dei documenti, questi sono individuati all’interno della piattaforma, utilizzando le funzioni di ricerca disponibili. In particolare, è possibile:

  • esibire e stampare il documento direttamente da Coopera®, utilizzando il modulo di gestione documentale o un applicativo web;
  • estrarre i dati di certificazione (data conservazione, estremi Responsabile della Conservazione, stato della marca temporale, etc.) sia in modalità informatica che stampandone una ricevuta;
  • generare una copia informatica, a valenza legale, di uno o più documenti su supporto ottico rimovibile (riversaggio).

Approfondisci: Norme e Standard.