La rivoluzione nella gestione dei rapporti tra fornitori e pubblica amministrazione, tanto annunciata, è ora realtà. Dal 31 marzo 2015, infatti, l’obbligo di fatturazione elettronica è vigente ed esteso a tutti gli enti di pubblica amministrazione locale e centrale.
La FatturaPA, definita nell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni. La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

  • il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato specifico, indicato in apposite regole tecniche;
  • l’autenticità dell’originale e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
  • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (codice IPA);

e va trasmessa/ricevuta, secondo le disposizioni di legge, esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio.
Il contenuto informativo della FatturaPA consta delle informazioni rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente e delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio, oltre che di una serie di dati opzionali, quali:

  • informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
  • informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra operatori economici e amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

Processo di gestione della fattura elettronica

In figura è schematizzato il flusso di gestione della fattura elettronica, descritto di seguito.

flusso di gestione FatturaPA

  • il fornitore predispone la fattura elettronica;
  • il fornitore stesso o un soggetto terzo, delegato ad emettere fattura per conto di questo, appone la firma elettronica qualificata o digitale sulla fattura predisposta;
  • il soggetto firmatario trasmette la fattura così generata al SdI attraverso i canali e con le modalità previste dalla normativa ministeriale;
  • ricevuto correttamente il documento fattura, il SdI assegna un identificativo proprio ed effettua i controlli previsti dal Decreto, in particolare
    • nomenclatura ed unicità del documento;
    • integrità del documento;
    • autenticità e validità del certificato di firma;
    • conformità del formato alle specifiche tecniche ministeriali (cfr. DM 55/2013);
    • validità del contenuto rispetto alle informazioni definite nell’allegato A del DM 55/2013;
  • in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente, riportante le motivazioni dello scarto del documento;
  • in caso di esito positivo, il SdI trasmette la fattura elettronica al destinatario ed una notifica di esito trasmissione al soggetto trasmittente, in particolare
    • in caso di esito positivo della trasmissione, una ricevuta di consegna della fattura;
    • in caso di esito negativo, per cause tecniche non imputabili al SdI, una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, effettuare nuovamente la trasmissione;
  • il SdI riceve notifica, da parte del soggetto destinatario, di riconoscimento/rifiuto della fattura, che provvede ad inoltrare al trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica;

Le ricevute ed i messaggi di notifica sono predisposti  secondo  un formato XML la cui struttura è riportata nelle specifiche tecniche del Decreto 55/2013.
La trasmissione della fattura al SdI e da questi ai soggetti destinatari avviene attraverso l’utilizzo di uno dei seguenti canali:

  • un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;
  • un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet e fruibile
    • attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
    • su porte di dominio attestate su SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
  • un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;
  • un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.

Si osservi che, mentre nel caso di utilizzo del canale PEC non è necessario alcun accreditamento, negli altri casi il fornitore deve accreditarsi preventivamente presso il Sistema di Interscambio, certificando i requisiti minimi di identificazione e qualificazione stabiliti dal DM 55/2013 per relazionarsi con il SdI.
Utilizzando lo stesso canale usato per la ricezione, dopo aver ricevuto la fattura, la PA può esplicitare l’accettazione o il rifiuto per le fatture contenute nel file.
Con Coopera® potrai acquisire e archiviare nel sistema di gestione documentale tutte le fatture, cartacee ed elettroniche e gestire semplicemente ed in efficienza tutte le operazioni del flusso di lavorazione, dalla ricezione all’accettazione, dall’inoltro di notifiche alla gestione degli scarti esito.

Approfondisci: FatturaPA, Sistema di Interscambio, Norme di riferimento.